Thách thức của doanh nghiệp
Khách hàng của chúng tôi có hơn 200 chi nhánh đang hoạt động tại Nhật Bản và nước ngoài. Do đó, mỗi ngày họ phải xử lý thủ công một lượng lớn dữ liệu đầu vào, làm lãng phí đến 12.000 giờ mỗi năm. Điều này dẫn đến việc chậm trễ khi phản hồi khách hàng và tỷ lệ đánh giá không hài lòng từ khách hàng đang tăng lên.
Bên cạnh đó, quá trình nhập liệu chưa được chuẩn hóa khi không thống nhất về cách viết chữ hoa, chữ thường, viết tắt khiến việc tìm kiếm và lọc thông tin trở nên khó khăn. Bài toán của doanh nghiệp lúc này là cần xử lý và đồng bộ hệ thống thông tin một cách hiệu quả và kịp thời.
Giải pháp của chúng tôi
Tự động hóa quy trình nhập dữ liệu với RPA là bước đầu tiên và cơ bản trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số. Mục đích của dự án là nâng cao hiệu quả và độ chính xác của công việc nhập liệu. Chúng tôi đã tư vấn và xây dựng lộ trình tự động hóa với giải pháp RPA. Quá trình tự động hóa được áp dụng nhằm thiết lập một thư viện lưu trữ và quản lý dữ liệu được chuẩn hóa và đồng bộ, từ đó thúc đẩy việc xử lý kịp thời dữ liệu đầu vào để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Khi các robot trong dự án được lập trình và bắt đầu thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại, toàn bộ quy trình xử lý dữ liệu sẽ được tự động hóa 100%. Giải pháp RPA của chúng tôi sẽ được triển khai theo một quy trình:
Sử dụng OCR để đọc tài liệu trong thư mục quét.
Kiểm tra thông tin trên hệ thống nội bộ.
Tìm kiếm dữ liệu khách hàng liên quan.
Tải thông tin lên hệ thống.
Trong dự án này, việc sử dụng tích hợp RPA với Nhận dạng ký tự quang học (OCR) đã mở rộng phạm vi tự động hóa xử lý dữ liệu. Thông thường, OCR chỉ được giới hạn để xử lý các tài liệu có cấu trúc. Tuy nhiên, với sự trợ giúp của RPA, nó có khả năng xử lý và phân tích cả dữ liệu phi cấu trúc.
Kết quả nổi bật
Giảm 12.000 giờ làm việc mỗi năm.
Giảm 76% thời gian xử lý tài liệu.
Giảm 20% chi phí hoạt động.
Tối ưu hóa tài nguyên với hoạt động 24/7 của robot.
