Thách thức của doanh nghiệp
Khách hàng của chúng tôi có hàng triệu hoá đơn mua hàng từ các khách hàng lẻ đến các nhà đại lý cung cấp lớn. Chính vì vậy, việc nhập dữ liệu cho hàng triệu hoá đơn vào hệ thống quản lý bằng tay đã khiến cho phòng ban quản lý kho của siêu thị phải tốn đến ít nhất 8 tiếng mỗi ngày. Quá trình này cũng làm giảm hiệu suất làm việc của nhân viên, khiến cho mức độ chính xác không cao và có thể ảnh hưởng đến quy trình thanh toán chung.
Giải pháp của chúng tôi
Để giải quyết bài toán này, khách hàng của chúng tôi đã quyết định chuyển đổi quy trình nhập dữ liệu thủ công sang sử dụng giải pháp RPA với mục đích có thể tiết kiệm công sức và chi phí vận hành. LTS Global Digital Services đã thảo luận trực tiếp để đưa ra các giải pháp tư vấn phù hợp với tình hình thực tế. Từ đó, các thành viên dự án đã bắt tay vào triển khai dự án theo những bước:
- Sử dụng OCR để đọc những tài liệu dưới dạng PDF hoặc quét những hoá đơn mua hàng từ các nhà cung cấp khác nhau, từ đó chuyển đổi sang văn bản
- Thu thập những thông tin cần thiết như tên sản phẩm, số lượng, giá bán, và một số thông tin yêu cầu cho quá trình xử lý hoá đơn
- Nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý hoá đơn
Việc sử dụng tích hợp OCR và RPA như vậy sẽ cho phép khách hàng tự động hoá quá trình nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý hoá đơn. Điều này giúp giảm thời gian làm việc thủ công, tiết kiệm chi phí và tăng độ chính xác khi nhập dữ liệu.
Kết quả nổi bật
- Giảm đến 77% thời gian nhập dữ liệu thủ công từ 8 tiếng mỗi ngày xuống còn 12 phút mỗi ngày, giúp tăng năng suất làm việc của nhân viên
- Tiết kiệm đến 45% chi phí vận hành trong năm đầu tiên và 75% vào năm thứ 2
- Tăng độ chính xác lên đến 85% so với quy trình thủ công khi nhập dữ liệu
