Thách thức của doanh nghiệp
Với sự hiện diện tại hơn 160 văn phòng trên toàn cầu, khách hàng của chúng tôi cung cấp đa dạng các dịch vụ tài chính cho 5 triệu người dùng tại Nhật Bản. Với lượng dữ liệu khách hàng khổng lồ, mỗi nhân viên tại các chi nhánh khác nhau phải xử lý hàng trăm các quy trình báo cáo mỗi tháng. Hơn nữa, thời gian chuẩn bị mỗi báo cáo mất gần 30 phút đến 1 tiếng đồng hồ. Ngoài ra, ngân hàng đang gặp khó khăn với việc lưu trữ và quản lý báo cáo khi chưa có hệ thống quản lý thống nhất, điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất của nhóm phát triển dự án mà các bộ phận khác cũng chịu tác động.
Giải pháp của chúng tôi
Để nâng cao hiệu quả của quy trình báo cáo hàng ngày, chúng tôi bắt đầu tìm hiểu toàn diện về quy trình làm việc thủ công hiện tại và tiến hành phân tích. Sau đó, từ quá trình phân tích các vấn đề, chúng tôi đề xuất và đưa ra giải pháp tự động hóa quy trình phù hợp nhằm nâng cao hiệu suất cho các nhiệm vụ lặp lại và tốn thời gian. Dự án đã được tiến hành theo các bước:
- Truy cập hệ thống quản lý tác vụ và tải xuống các file quản lý tác vụ của các thành viên trong nhóm.
- Cập nhật tiến độ làm việc trên file Excel, chuyển dữ liệu gốc thành các trường thông tin chi tiết.
- Chuyển đổi dữ liệu sang dạng PowerPoint, tóm tắt các số liệu tổng hợp từ Excel.
- Soạn thảo và gửi các email chứa file Excel và PowerPoint đính kèm cho bộ phận quản lý.
Trong quá trình thực hiện dự án chú thích dữ liệu trên có tích hợp sử dụng các công cụ và phần mềm như Website, Excel, PowerPoint, Outlook và Microsoft Power Automate để tối ưu hóa quy trình báo cáo hàng tháng. Mục tiêu dự án RPA lần này là thiết lập một hệ thống báo cáo chi tiết được tiêu chuẩn hóa để áp dụng cho nhiều chi nhánh nhằm nâng cao hiệu quả của nhóm phát triển dự án cũng như của toàn tổ chức.
Kết quả nổi bật
Tiết kiệm 75% thời gian báo cáo hàng ngày
Xây dựng một hệ thống báo cáo tiêu chuẩn
Tăng hiệu suất làm việc của nhân viên
